[세계는 지금] 아시아·유럽 전시업계의 이모저모

• 오베이션글로벌, 이벤트 기획자와 공급업체 대상으로 설문조사 실시

• IACC ‘미래의 회의실 보고서’, 베뉴 운영자의 최우선 과제 4가지 소개

• VM 컨설팅, 국내 전시 컨설팅 기업 최초로 ‘Best Practice’ 선정

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아시아, 유럽ㅣUFI, VM ConsultingㅣMeetingsnet

더 나은 전시산업 환경을 구축하기 위한 세계 전시업계의 노력은 계속되고 있다. 유럽의 글로벌 DMC 업체인 오베이션글로벌은 이벤트 기획자와 공급업체를 대상으로 설문조사를 실시해 행사 참관객들의 참여도를 높이기 위한 두 가지 요소를 손꼽았으며, IACC는 베뉴 운영자가 도모하는 ‘미래의 회의실 보고서’를 발간했다. 한편 우리나라 전시전문 컨설팅 업체인 VM 컨설팅은 국내 전시 기업 최초로 Best Practice에 선정되어 세계의 전시산업 리더들과 어깨를 나란히 했다. 지금부터 관련 내용을 자세히 살펴본다.

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참관객들의 ‘개별화된 참여 경험’의 중요성

최근 글로벌 DMC(Destination Management Company) 업체인 ‘오베이션글로벌(Ovation Global)’이 463명의 비즈니스 이벤트 기획자 및 공급업체를 대상으로 설문조사를 실시했다. 그 결과, 행사 참가자들의 관심과 참여 유도 핵심은 바로 ‘개인화된 경험’이었다. 그러나 이 응답자들은 행사 참가자들의 참여를 유도할 수 있는 유의미한 수준의 개인화를 달성하기 위해서 기타 수단 활용과 기술 사용이 병행되는 등 더 많은 일을 해야 한다고 답했다.

참여도를 높이는 데 가장 중요한 두 가지 요소로 손꼽힌 것은 높은 콘텐츠 관련성과 상호작용 기회였다. 위 두 요소는 주최사가 세션 기획 시 사전·사후 설문조사, 전용 앱, 그 외 기타 현장 도구와 인공지능 프로그램 등 활용을 통해 참관객 개개인별로 맞춤화할 수 있다.

설문조사 결과에 따르면 주최사가 가장 많이 사용하는 상호작용 요소는 전용 Q&A 세션, 소셜 미디어 통합, 소그룹 워크숍 등이었다. 이 모든 것들은 개인화된 경험 제공을 위해 활용됐으며, 그 외 실시간 투표(Live Polling)와 게이미피케이션(Gamification)도 상당수의 기획자와 공급업체가 사용하고 있다고 밝혔다.

* 게이미피케이션: 게임이 아닌 분야에 대한 지식 전달, 행동 및 관심 유도 혹은 마케팅 등에 게임의 메커니즘, 사고방식과 같은 게임의 요소를 접목하는 것.

콘텐츠 및 상호작용 기회를 구상함에 있어, 개인화된 경험 제공이 가장 큰 과제라고 답한 응답자는 42%를 차지했다. 그리고 응답자의 25%는 해당 과업을 수행할 시에, 참관객 개인정보 보호와의 균형을 맞추는 것이 중요하다고 답했다.

그들은 효과적인 개인화를 위해서는 충분한 데이터를 수집하고 분석하는 것이 필요하며 이는 개인정보 보호와 연관됨을 지적했다. 즉, 인공지능을 활용해 방대한 양의 데이터를 분석할 수 있게 되었으나 참관객으로부터 수집한 정보 보안을 최우선으로 고려해야 한다는 의미다.

앞으로의 전망에 관한 질문에는 인공지능과 지속 가능성이 중요해질 것이라고 답했다. 이번 조사 결과에 대해 오베이션글로벌은 “인공지능과 머신러닝(Machine Learning)과 같은 기술의 발전은 주최사가 타깃 고객을 더 잘 이해하고 보다 개인화된 경험을 창출하는 데 도움이 될 수 있다”고 밝혔다. 이어서 “지속 가능성과 사회적 책임에 관한 관심이 높아지면서 주최사는 더 많은 참여도와 충성도를 가진 참관객을 유치할 수 있게 될 것”이라고 전망했다.

IACC, 베뉴 운영자의 최우선 과제로 ‘참관객의 경험 증진’ 손꼽아

올해 국제전시장운영자협회(International Association of Conference Centers, 이하 IACC)가 발간한 ‘미래의 회의실’ 보고서는 참관객들의 경험 증진을 베뉴 운영자의 최우선 과제로 밝혔다. 특히 갈수록 높아지는 젊은 참관객들의 비중으로 인해 이들을 만족시키기 위한 방법 모색의 중요성을 강조했다.

해당 보고서는 베뉴가 제공하는 가장 효과적인 고객 경험 향상 요소로 행사장 가용 공간에 참관객들이 편안하게 대화가 가능한 환경 조성과 테마가 있는 식음료 이벤트를 제공하는 것을 꼽았다. 또한 최근 행사 참관객들을 자연과 연결하는 것이 우선시되고 있으며, 인공지능은 지속 가능한 업무를 진행하면서 이벤트 메뉴 다양화에 도움을 주는 도구로 주목받고 있다고 밝혔다.

IACC는 전 세계 170명의 베뉴 운영자로부터 이러한 트렌드와 기타 회의 동향 관련 정보들을 수집했다. 본 보고서를 통해서 고객 니즈 충족을 위해 달라지는 베뉴 운영 방식에 대한 폭넓은 시각을 제공하고자 했다. 이 보고서의 네 가지 핵심 사항은 다음과 같다.

➊ 응답자의 71%는 전시장 및 회의실 안팎의 유연한 레이아웃 구성에 보유 가구가 도움된다고 답했다. 또한 응답자 대부분이 지난 3~5년 동안 공간 디자인에 대한 고객의 요구 사항이 크게 변화했다고 밝혔다. 3년 전에 비해 현재 공식 전시장 및 행사장 외 가용 공간을 더 많이 제공한다고 답한 응답자와 향후 3년 이내에 이러한 가용 공간을 더 많이 공급할 계획이라고 답한 응답자는 각각 절반 이상이었다.

그러나 이러한 변화에는 역시 어려움이 따랐다. 응답자의 55%는 가구 비용을, 49%는 수납공간을 문제점으로 꼽았다. 공연장 설계 회사인 Rabun Architects의 다나 렉터(Dana Rector) 대표는 ‘유연한 공간 활용 증가’의 단점에 대해 “더 많은 저장 공간과 가구 이동에 필요한 접근성이 필수”라고 짚었다. 또 “시설 예산이 빠듯해지면 수납 등 관련 예산이 가장 먼저 삭감되는 베뉴가 많다”며 그로 인해 전시장 외부에서 가구를 대여해야 하는 고객이 생길 수 있음을 지적했다.

➋ 단체 고객에게 기억에 남는 경험을 선사하고자 가장 많이 제공되는 요소는 테마가 있는 식음료 서비스였다. 응답자의 71%는 행사장에서 이러한 회의 요소를 적극적으로 제공한다고 답했다. 그중 20%는 이러한 경험 제공을 위해 외부 공급업체와 협력하고 있다고 밝혔다.

➌ 베뉴 입주사의 79%는 외부 회의실 또는 리셉션 공간이 별도로 있다고 답했으며, 입주사가 없는 베뉴의 경우 그러한 공간이 있다고 답한 응답자는 58%에 달했다. 베뉴가 행사 참관객의 야외 활동을 장려하는 방법으로 부지 내 산책로 설치, 자전거 비치, 회의 공간에 개방이 가능한 대형 창문 설치 등이 있었다.

➍ 기술DX의 경우, 응답자의 28%는 현재 가상 현실VR 베뉴 투어 서비스를 제공하고 있다고 답했다. 그 외 28%는 1년 이내에 VR 현장 투어를 제공할 예정이라고 답했으며 44%는 가까운 시일 내에 VR 현장 투어를 제공할 계획이 없다고 응답했다.

한편 응답자의 35%는 현지에서 생산되는 식재료를 고려한 창의적인 메뉴 설계에 AI를 활용하는 방안을 검토 중이며, 효율적인 주문 전략과 사후 솔루션 등을 통해 음식물 쓰레기를 최소화할 수 있는 아이디어를 발굴하고 있다고 답했다. 본 보고서에 관한 추가적인 정보는 IACC 홈페이지(https://www.iacconline.org/iacc-meeting-room-of-the-future)에서 확인할 수 있다.

출처 IACC

VM 컨설팅, ‘UFI Industry Partner Award’ Best Practice 선정

지난 7월, 국내 전시전문 컨설팅 업체인 VM 컨설팅이 올해 UFI(국제전시연합) Award에서 Industry Partner 부문 Best Practice에 선정됐다. 국내에서 전시 컨설팅 기업 최초로 선정된 결과이자 이탈리아, 독일, 대만, 말레이시아 등 전 세계의 전시산업 리더들과 나란히 Best Practice에 선정됐다는 점에서 더욱 주목할 만하다.

올해의 어워드 주제는 ‘시너지 효과: 우수한 협업의 영광’이었다. 성공적인 전시회를 위해 공동 이니셔티브(Initiative)를 주도한 업계 파트너 간의 협업과 시너지의 힘을 보여주고자 택해졌다. 최종 수상자는 이탈리아 전시장인 피에라 밀라노(Fiera Milano)였다.

VM 컨설팅은 Industry Partner 부문에 ‘패패부산 전시회 컨설팅 사례’로 선정됐다. 패패부산은 부산테크노파크가 주관하는 부산 신발 및 패션산업 전시회다. VM 컨설팅은 지난해 컨설팅을 통해 기존의 전시장을 벗어나 부산 전체를 전시 플랫폼으로 활용하는 전략을 구사했다.

그 내용은 전시회와 포럼은 벡스코에서 하되, 인근 뮤지엄원 미술관을 활용해 바이어 네트워킹 행사를 진행하도록 하는 것이었다. 또한 지역의 신발 및 패션 허브 센터를 이용한 비즈니스 투어, 기업 공장을 방문하는 바이어 상담, 그리고 기업들이 직접 연사가 되어 참여하는 비즈니스 포럼 등 기존의 전형적인 전시회 틀을 벗어나 지역 전체를 활용하며 전시 전략을 제안, 실행했다. 그 결과, 기업과 관람객이 약 30% 증가하고 바이어들의 도시 체류시간이 늘어나 지역 신발 및 패션산업과의 비즈니스 기회 발굴이 증가하는 등 가시적 성과를 거뒀다.

참고로 2011년부터 진행되어 온 U F I 어워드는 성공적인 전시회를 이끄는 산업 파트너 간의 협력과 시너지의 강점을 보여주며 최고의 이니셔티브를 인정하는 것을 목표로 한 프로그램이다. 총 6개 부문으로 나눠 진행되며 그 내용은 다음과 같다. △HR Management △Digital Innovation △Industry Partners △Marketing △Operations & Services △Sustainable Development 등이다. 본 프로그램에는 UFI 회원사 여부와 관계없이 전시업계(주최자, 전시장, 서비스 제공업체, 협회 등)의 모든 기업이 참가할 수 있다.

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