[세계는 지금] 세계 전시업계의 이모저모

• UFI, 혁신적인 인공지능 도입 통해 새로운 가능성의 시대로

• 미팅넷, 인공지능 초보 사용자를 위한 7가지 팁 소개

• ASM Global, MZ세대 참관객 대상 흥미로운 설문조사 실시

기사 원 출처

미국ㅣUFI, Meetingsnet

세계 전시업계는 인공지능 기술을 더욱 발전시키기 위해 부단히 노력 중이다. UFI(세계전시협회)는 혁신적인 인공지능 기술 도입을 통해 새로운 가능성의 시대를 제시했으며, 마이스 전문지 미팅넷(MeetingsNet)은 전시산업에 몸을 담고 있는 인공지능 초보 사용자를 위한 7가지 팁을 소개했다. 한편, 컨벤션센터 관리기업인 ASM Global은 MZ세대 참관객을 대상으로 설문조사를 진행해 흥미로운 몇 가지 사실을 밝혀냈다. 지금부터 관련 내용을 하나씩 살펴본다.

출처 UFI

◆ 실험적 도구에서 필수 자산까지, 아-태에서 유럽으로 확산한 UFI의 인공지능

아-태에서 유럽으로 확산한 UFI의 인공지능 전시산업에서 혁신이 더는 낯설지 않지만, 인공지능의 도입은 새로운 가능성의 시대를 열었다. UFI(세계전시협회)는 행사를 기획하고, 전시회를 경험하는 기존 방식을 AI의 잠재력을 활용하는 방향으로 바꾸는 새로운 여정을 시작했다. 실험적 도구에 불과했던 AI가 어떻게 글로벌 콘퍼런스의 필수 자산으로 진화했는지 다음의 내용을 자세히 살펴보자.

첫걸음: 마카오 UFI 아시아-태평양 콘퍼런스

AI 통합을 위한 UFI의 여정은 지난 3월 마카오에서 열린 UFI 아시아-태평양 콘퍼런스를 통해 시작됐다. UFI는 참석자들의 경험을 향상시키기 위해 게브미(Gevme)에서 개발한 AI 기반 인사이트 도구인 ‘Snapsight’를 도입했다. 전 세계 20개국에서 약 300명이 함께한 이번 마카오 콘퍼런스는 UFI 이벤트에 AI를 통합하는 발판이 되었다.

유럽에서의 도약: 무대의 중심을 차지한 인공지능

지난 6월, 스위스 취리히에서 열린 UFI 유럽 콘퍼런스에서는 Snapsight가 어떻게 이벤트의 필수 요소로 자리 잡았는지를 여실히 보여줬다. 단순히 실험 목적으로 시작했던 AI가 이제는 콘퍼런스의 모든 측면에서 매끄럽게 통합되어 행사의 표준 요소로 자리 잡았다.

숨겨진 모습: 단순함과 정교함의 만남

사용자 친화적인 인터페이스는 Snapsight의 가장 인상적인 특징 중 하나로 꼽을 수 있다. UFI 기술팀은 별도의 코딩이나 복잡한 기술적 절차를 거치지 않고도 Snapsight의 핵심 기능을 기존 모바일 애플리케이션에 쉽게 통합할 수 있었다. 이러한 ‘노코드, 노테크(No code, No tech)’ 통합 접근 방식 덕분에 Snapsight는 누구나 쉽고 간편하게 구현할 수 있다.

공동 주최자가 된 인공지능

Snapsight는 UFI의 행사 기획과 표준 운영 절차(SOP)의 일부분이 되었다. Snapsight의 실시간 요약 기능은 본회의, 분과 토론, 전문가 서밋 등 다양한 프로그램을 보완했다.

주최사의 경험: 현장의 목소리

UFI 유럽지역 이사인 닉 덕데일 무어(Nick Dugdale Moore)는 “유럽 콘퍼런스에 Snapsight를 도입하게 되어 매우 기쁘다”며 “UFI 모바일 애플리케이션에 통합하는 절차가 정말 쉬웠는데, 그것이 결정적인 차이를 만들었다”고 말했다. 또 “기존에는 참관객이 프로그램별로 지정된 플랫폼만 사용했지만, 지금은 UFI 애플리케이션에서 모든 행사의 진행 현황을 한눈에 볼 수 있다”고 덧붙였다.

파급 효과: 행사 너머의 통찰력

행사 종료 후 Snapsight가 생성한 보고서는 UFI의 전략적 계획 수립에 유용하게 사용됐다. Snapsight 사후보고서는 각 세션의 핵심 내용을 요약하고 참관객의 피드백을 분석함으로써 UFI가 회원사 및 콘퍼런스 참관객에게 행사 내용을 효과적으로 공유하는 데 큰 도움이 되었다.

전망: 전시산업에서 인공지능의 미래

UFI가 전시산업의 AI 통합을 선도하는 가운데, Gevme 및 Snapsight와의 협업은 혁신의 힘을 보여주는 대표적인 사례로 꼽을 수 있다. 아시아-태평양 지역에서 유럽지역까지 UFI 콘퍼런스의 여정은 단순한 기술 도입이 아니라, 행사를 관리하고 경험하는 방식의 근본적 변화를 보여준다. 앞으로도 UFI는 전시산업의 미래를 만들어 가는 인공지능의 잠재력에 주목할 것이며 회원사의 동참을 기대하고 있다.

출처 shutterstock

◆ 인공지능 초보 사용자를 위한 7가지 팁!

비즈니스 행사 전문가 사이에서 마케팅, 브레인스토밍, 데이터 분석 등 다양한 목적으로 인공지능을 활용하는 사례가 늘고 있다. 지난 6월 26일, 마이스 전문지 미팅넷(MeetingsNet)은 인공지능의 효율성과 영향력에 관심이 있는 전시업계 전문가 수백명을 대상으로 ‘인공지능을 활용한 행사기획(Creating Events with A.I.)’이란 제목의 웨비나를 열었다.

1시간가량 진행된 웨비나는 기획 전문가가 행사 전, 행사 중 그리고 행사 후에 사용할 수 있는 다양한 AI 애플리케이션을 다뤘다. 발표자로 참석한 전시 분야 기술기업인 Cvent의 브룩 그레이시(Brooke Gracey) 영업이사는 다양한 AI 응용 사례와 AI 플랫폼을 논의하고 사용자를 위한 각종 팁을 소개했다. 아직 AI기술에 익숙하지 않은 비즈니스 행사 전문가를 위해 그레이시 이사는 7가지 아이디어를 다음과 같이 설명했다.

첫째, 초보자는 AI의 막대한 업무 처리 능력에 압도당하지 않아야 한다. 영상을 제작하고 SNS 게시글을 작성하기 위한 데이터 분석부터 브레인스토밍까지 행사를 준비하는 전 과정에서 AI의 도움을 받을 수 있지만, 처음엔 작은 것부터 시작하라는 의미다. 먼저 자신의 전문 역량이 크게 필요하지 않음에도 불구하고 상당한 시간을 쏟아부어야만 하는 업무는 무엇인지 파악한 후, 이러한 문제를 해결하는 데 도움이 되는 AI 솔루션을 찾아서 활용한다.

둘째, AI를 처음 사용할 경우, 사용자가 익숙한 기존의 시스템부터 살펴보는 것을 추천한다. 현재 자신이 사용하고 있는 프로그램 중에서 일부는 이미 AI를 탑재하고 있을 수 있다. 예를들면 온라인 그래픽 디자인 소프트웨어인 캔바(Canva) 그리고 포토샵(Photoshop)과 같은 어도비(Adobe) 제품 등인데, 이 제품들은 최근 들어 자체 AI 기능을 확충하고 있다.

셋째, ChatGPT, Claude, Gemini(구 Bard), Jasper.ai, Azure AI와 같은 챗봇은 ‘진짜 리얼한 일꾼’이자 ‘만능 비서’와 같다. 이러한 인공지능 도구는 마치 조수처럼 매일 우리 곁에서 일상적인 업무를 도와준다. 따라서 이메일을 쓰거나 수정할 때 혹은 발제용 원고를 작성할 때 이러한 툴을 요긴하게 사용할 수 있다. 또 행사를 준비하는 과정에서 매뉴얼(절차, 정책)을 기안하거나 FAQ를 작성할 때도 도움을 받을 수 있다. 해당 툴에 ‘이런 내용을 이런 식으로 말하고 싶어, 그리고 이렇게 들리면 좋겠어’라고 내용과 표현 방식을 명확하게 입력하기만 하면 나머지 어려운 작업은 AI가 알아서 해결해준다.

넷째, 주의사항도 있다. AI가 작성한 글을 검토하거나 편집하지 않은 채 그대로 사용하는 것은 위험할 수 있다. 우리는 행사 주최자로서 책임감을 느끼고 기계가 아닌 인간의 관점에서 AI가 답변한 내용을 꼼꼼하게 살펴봐야 한다. 실례로 챗봇이 작성한 행사 홍보 이메일을 수정 없이 발송했다가 부정적인 반응을 초래한 일이 있었다. 그러나 담당자가 해당 이메일을 적절히 수정해 다시 발송한 후 훨씬 긍정적인 반응을 얻어냈다. 이처럼 AI 활용 시에는 인간의 개입이 꼭 필요하다.

다섯째, AI를 활용해서 AI를 찾을 수 있다. 이미지 생성, 비디오 편집, 참가자 매칭, 통번역 또는 행사 내용 요약 및 녹취와 같은 채팅 이상의 기능을 구현하는 AI 애플리케이션이 필요하다면 다름 아닌 챗봇을 이용할 수 있다. ChatGPT와 같은 AI 애플리케이션을 켜고 ‘지금 가장 큰 문제는 이것이고, 이 문제를 해결할 수 있는 AI 도구를 추천해 줘’라고 입력하면 된다. 힘들게 직접 검색할 필요도 없다.

여섯째, AI는 자체적으로 진실 검증을 할 수 있다. 우리는 ‘그게 진짜야? 사실이야? 그것이 사실임을 입증할 수 있어?’라고 물어볼 수 있다. 특히 챗봇에게 기술적인 콘텐츠를 작성하도록 요청할 때는 이를 염두에 두는 것이 중요하다.

마지막으로 사용자가 프롬프트를 더 잘 쓸수록 AI는 더 우수한 답변을 내놓으며, 그 과정에서 사용자는 AI의 도움을 받을 수도 있다. AI에게 복잡한 질문을 할 때는 ‘내가 원하는 것은 이것인데, 네가 더 나은 응답을 할 수 있도록 나에게 질문 10개를 해 줘’와 같은 요청을 작성할 수 있다. 이러한 프롬프트를 입력하면 AI가 사용자에게 되물어볼 것이고, 그에 대한 사용자의 답변은 AI의 최종 응답을 더욱 정교하게 만들어 준다.

◆ 청년세대 참관객은 무엇을 원하는가

일과 삶의 균형이 중요하다고 말하지만, 최근 컨벤션센터 관리기업인 ASM Global이 수행한 설문조사에 따르면 MZ세대 참관객에겐 일과 콘퍼런스의 균형도 중요한 것으로 나타났다. 일반적으로 참관객은 개최지인 베뉴의 속성보다는 콘퍼런스의 콘텐츠, 잠재적 인맥 형성 가능성, 편의성을 기준으로 참가 여부를 결정한다. 그러나 실제 행사장에서의 경험에 영향을 많이 받는 콘퍼런스 경험은 향후 동일한 행사로 재참가 여부를 결정할 때 중요한 요인으로 작용한다.

그렇다면 참관객이 원하고 기대하는 콘퍼런스 경험은 무엇일까? ASM Global은 최근 이 질문과 관련하여 MZ세대 참관객의 선호도를 연구해 이에 대한 답을 찾고자 했다. ASM Global에 따르면 회의, 컨벤션 및 콘퍼런스 참관객 중에서 40세 미만의 비중은 꾸준히 증가해 42%를 차지하며 특히 25세 미만은 18%라고 한다. ASM Global은 2024년 상반기에 행사 주최사, 참가업체, 그리고 참관객을 대상으로 자사가 관리하는 98개의 컨벤션센터에서 콘퍼런스 경험에 관한 설문조사를 진행했다. 그 결과 일과 콘퍼런스 사이의 균형을 요구하는 목소리, 식음료에 대한 선호도 변화 등 몇 가지 흥미로운 사실이 밝혀졌다.

놓칠 수 없는 통화: 전용 업무공간

참관객이 부재중 메시지 수신 기능을 켜 놓은 채 콘퍼런스에만 집중하던 시대는 이미 지났다. 연구 결과에 따르면 많은 참관객이 행사장을 떠나지 않고도 화상회의를 진행하거나 업무 연락을 유지할 수 있는 별도의 공간을 원하고 있는 것으로 나타났다. 이에 대응하기 위해 ASM Global은 컨벤션센터가 참관객의 생산성을 높일 수 있는 업무공간을 제공해야 한다고 언급했다. 실제로 ASM Global은 자사가 관리하는 시설에 ‘허쉬 허브(hush hub)’라는 이름의 전용 업무공간을 마련했다.

ASM Global의 댄 호펜드(Dan Hoffend) 컨벤션센터 담당 부사장은 “참관객은 허쉬 허브에서 공식적인 업무와 개인적인 일을 모두 처리하고 곧장 행사장으로 되돌아올 수 있다”고 밝혔다.

식음료 등

ASM Global의 연구진에 따르면 청년세대 참관객들의 변화하는 니즈와 가치가 ‘컨벤션/회의 문화를 빠르게 변화’시키고 있다고 한다. 특히 40세 미만 응답자 중에서 상당수가 ‘몰입형 디지털 경험’과 ‘행사 준비 및 진행 과정에서의 효과적인 소셜미디어 활용’을 중요하게 여기는 점에 주목했다. 또한, 행사장에서 제공하는 식음료도 중요한 요소로 손꼽혔다. 여기서 ASM Global은 식음료(F&B) 이슈를 심층 분석했는데, 청년세대 참관객의 식음료와 라이프스타일 취향이 나머지 모든 연령대 참관객에게 영향을 미친 것으로 나타났다. 예컨대 전체 참관객의 44%가 건강식, 로컬푸드, 글루텐이나 유제품이 함유되지 않은 메뉴, 비건 및 채식 메뉴 등 더 다양한 선택지를 원했다.

ASM Global의 식음료 사업부인 SAVOR(세이버)는 글루텐 프리피자, 비리아 타코(염소고기 타코, 2021 구글 트랜드 선정 올해의 음식 1위), 하드 셀처(알코올)이 함유된 탄산수, 무알코올 맥주 등 최근 인기를 끌고 있는 다른 식음료 트렌드도 주시하고 있다. SAVOR의 숀 비어드(Shaun Beard) 부사장은 “신세대 참관객의 변화하는 기호는 데이터로 확인된다. 이에 당사는 핫 허니 소스, 타진(Tajin) 소스와 같이 독특하고 다채로운 맛을 내는 식재료를 개발하고 핫 치킨, 콜리플라워 윙과 같은 채식 메뉴도 선보이고 있다”고 말했다.

호펜드(Hopend) 부사장은 “이번 조사를 통해 참관객이 무엇을 기대하는지 점차 파악하게 되면서 아주 작은 것이 큰 차이를 만들어 낸다는 사실을 알게 되었다. 어떤 식품과 메뉴가 가장 인기 있는지, 직원의 정중함과 세심함이 얼마나 큰 영향을 미치는지 그리고 고객의 안전과 보안이 얼마나 중요한지 알아가고 있다”고 덧붙였다.

이번 연구 결과에 대해서 ASM Global의 최고 마케팅 책임자인 알렉스 머챈(Alex Merchán)은 이렇게 정리했다. “판도가 바뀌었다. 이제는 청년세대가 전시산업의 원동력이다. 새로운 세대가 업계의 주역이자 의사결정 주체로 부상함에 따라 변화하는 그들의 기대치에 맞춰 산업 전반을 재편해야 할 때다.”

출처 shutterstock